Wat is de meerwaarde van een projectplan en hoe stel je deze op?

Wist je dat door het opstellen van een projectplan je alle werkzaamheden veel efficiënter kunt uitvoeren? Een projectplan biedt je namelijk bepaalde richtlijnen en deadlines waardoor het voor iedereen duidelijk is welke taken, wanneer uitgevoerd dienen te worden. In deze blog lees je waarom een projectplan handig is en hoe je er eentje samenstelt. Verder lees je nog een aantal tips terug hoe jij en je team jullie het beste aan het projectplan kunnen houden.

Waarom is het opstellen van een projectplan handig?

Een projectplan helpt je om terugkerende werkzaamheden in kaart te brengen. Dit draagt bij aan de snelheid en de duidelijkheid waarmee je de werkzaamheden uitvoert. Op het moment dat je een bepaald werkproces uitdenkt en onderling verdeelt, kun je de taken veel sneller en dus efficiënter uitvoeren. Project planning helpt je om de werkzaamheden slimmer uit te voeren. Zeker wanneer je in een team werkt waar ook weleens nieuwe medewerkers bij komen, is een projectplan de beste basis.

Hoe kun jij een projectplan opstellen?

Het mooie aan het opstellen van een projectplan is dat je dit maar één keer heel goed hoeft te doen. Daarna kan je elke keer weer op datzelfde plan terugvallen. Zorg er dus voor dat alle informatie die erin moet komen, er ook echt in staat. Je kunt een analyse van zoekwoorden toevoegen, bepaalde vormen van campagnes voor klanten toelichten en ook een urenbegroting toevoegen. Noteer bij elke taak wie de taak zal uitvoeren en binnen welk tijdsbestek dat moet gebeuren. Je kan natuurlijk altijd zelf een plan maken, maar dit kan je ook eenvoudig laten opstellen met behulp van project software.

Tips om je aan de planning te kunnen houden

Op het moment dat je een projectplan hebt opgesteld is het wel zo handig om je er ook écht aan te houden. Je hebt nu in kaart gebracht welke werkzaamheden er door wie worden uitgevoerd. Doordat iedereen precies weet voor welke taken zij verantwoordelijk zijn, kan er geen onduidelijkheid meer ontstaan. De werkprocessen die in het projectplan zijn vastgelegd zorgen ervoor dat het werk wat verricht moet worden snel opgepakt wordt, waardoor de klanten tevreden zullen zijn. Wisselt je team weleens? Zorg er dan voor dat de nieuwelingen goed worden ingewerkt en zij ook zo snel mogelijk van het projectplan op de hoogte zijn.

Probeer bij drukte altijd het overzicht te houden en niet van het projectplan af te wijken. Al is het nog zo chaotisch, je hebt het plan niet voor niets opgesteld. Nu kun je juist testen of het in dit soort situaties ook een toevoeging op de werkwijze is.