Meer succes met jouw congres: 3 tips!

Denk je erover om een congres te organiseren? Wees je er dan van bewust dat dit zeker niet zomaar iets is. Om een goed congres te organiseren, is het belangrijk dat je hier voldoende tijd (en laten we eerlijk wezen: geld) in investeert. Het is belangrijk dat je de gasten geeft waar ze voor komen. Zeker als ze hier zelf ook geld aan uitgegeven hebben. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw congres een succes wordt en positieve gevolgen gaat hebben voor je bedrijfsimago? Waar moet je precies aan denken? In dit artikel geven we drie tips om meer uit jouw congres te halen.

1. Begin op tijd met het treffen van voorbereidingen

Allereerst is het belangrijk om over een ruime planning te beschikken. Vergis je niet: het organiseren van een congres kost echt ongelooflijk veel tijd. Begin daarom op tijd met het treffen van voorbereidingen. Vooral de basics moeten echt op tijd geregeld worden. Denk bijvoorbeeld aan zaalverhuur. Het vinden van een passende locatie is niet eenvoudig. Er is veel waar je aan moet denken. Bovendien zijn gewilde locaties vaak snel volgeboekt. Daarom is het nodig dat je dit echt op tijd laat vastleggen. Het regelen van de locatie is dan ook één van de eerste dingen die je onderneemt.

Het vinden van de juiste congreslocatie is niet gemakkelijk. Kies in elk geval voor een locatie die voor iedereen gemakkelijk te bereiken is. Kies dus bij voorkeur voor een locatie in één van de grotere steden. Dan weet je zeker dat de locatie makkelijk met het openbaar vervoer te bereiken is. Een centraal gelegen plek trekt ook meer bezoekers aan.

Het is slim om met meerdere locaties in gesprek te gaan en te vragen naar de mogelijkheden. Is het bijvoorbeeld ook mogelijk om voor catering te zorgen? Laat vervolgens verschillende offertes opstellen, zodat je precies weet waar je aan toe bent en een weloverwogen keuze kunt maken.

Als de basics zijn vastgelegd, is het tijd om verder te gaan denken.

2. Een strakke planning

Het klinkt misschien een beetje saai om een strakke planning te maken, maar een goed draaiboek kan echt heel veel problemen voorkomen. Door het maken van de juiste planning, weten zowel de genodigden als het personeel precies wat er staat te gebeuren en wat er nodig is. Natuurlijk mag een beetje uitloop ingecalculeerd worden, maar het geeft wel meer houvast en zorgt ervoor dat het congres soepeler verloopt.

3. Een interessant programma

Natuurlijk is het wel de bedoeling dat de genodigden ook daadwerkelijk weten wat er op het programma staat. Je wilt je bedrijfsimago met het congres een boost geven. Dan is het wel belangrijk dat je de gasten kunt enthousiasmeren en hun interesse weet te wekken. Denk daarom goed na over het programma en bespreek de eventuele programmapunten ook met andere deskundigen.

Zorg er tevens voor dat het congres zo interactief mogelijk wordt. Het is niet meer van deze tijd om enkel naar sprekers te luisteren. Het publiek wil en moet betrokken worden. Je kunt bijvoorbeeld een speciale app gebruiken waarmee het publiek hun vragen digitaal kunnen versturen. Op die manier worden zij meer betrokken in de gesprekken en is er veel meer interactie met de gasten.