Alles wat je moet weten over het organiseren van een congres
Een goed congres organiseren is een hele uitdaging. Een congres is niet alleen een fijne fysieke bijeenkomst waar men soms al maanden naar uitkijkt, maar ook nog eens een manier om bij te dragen aan de binding van relaties, medewerkers en andere stakeholders. Een manier om de ambities van het bedrijf weer te geven. Maar dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Er zal veel georganiseerd moeten worden om een goed event op te kunnen zetten. Maar waar moet je dan aan denken? Hieronder volgen de belangrijkste aandachtspunten.
De juiste locatie
Allereerst is het goed om over de locatie na te denken. Nederland is niet zo groot. Je kunt overal terecht en het is eigenlijk altijd wel bereikbaar. Zeker voor de mensen met eigen vervoer. Toch kun je er niet vanuit gaan dat iedereen in staat is om een paar uur in de auto te zitten. Daarom is het van essentieel belang om rekening te houden met de woonplaatsen van de gasten en welke locatie een beetje centraal ligt. Kies voor een locatie die gemakkelijk te bereiken is met zowel het openbaar vervoer als de auto en voor de meeste gasten niet langer dan een uur reizen is.
Is je oog gevallen op een congreslocatie in de omgeving van Eindhoven? Zoek dan ook direct uit wat de mogelijkheden met betrekking tot vervoer zijn. Je zou ook samen met de genodigden carpool afspraken kunnen maken. Zo weet je zeker dat iedereen met gemak op de plaats van bestemming komt.
Schakel een specialist in
Onderschat zeker niet hoe moeilijk het is om een goed congres te organiseren. Bovendien hoop je hier ook iets mee te bereiken. Misschien wel om alle neuzen dezelfde richting op te laten wijzen of om iets te doen met de ambities van het bedrijf.Misschien wil je anderen hier wel over enthousiasmeren. Kortom: genoeg redenen om er een fantastische belevenis van te maken. Maar dit kan ook moeilijkheden geven. Want waar let je dan op? Wie nodig je uit? Hoe laat je de gasten onderdeel zijn van het event? Allemaal vragen en heel weinig antwoorden.
Ons advies is dan ook om een specialist in te schakelen. Iemand die met jullie mee kan denken en weet waar hij over praat. Een congresorganisator dus. Deze gaat eerst zorgvuldig in gesprek met jou. Wat wil je precies bereiken met het congres en hoe kunnen jullie hiervoor zorgen? Wees niet bang om wat extra kosten te maken. Natuurlijk is het goedkoper om de gehele organisatie in eigen handen te houden, maar levert dit ook wel net zoveel op? Op de lange termijn is het financieel aantrekkelijker om echt alles uit de kast te trekken. Dat levert immers ook de grootste voordelen op voor het bedrijf en wekt het enthousiasme van de genodigden.
Creëer dus samen met een specialist een memorabele bijeenkomst. Een bijeenkomst waar men nog jaren over zal spreken. Waar interessante mensen elkaar tegen zullen komen. En waar interactieve activiteiten tijdens het programma de relatie tussen de genodigden en het bedrijf zullen versterken.
