Eisen waar salarisadministratie aan moet voldoen
Personeel is heel waardevol voor jouw bedrijf, maar het kost ook elke maand veel tijd om de salarisverwerking goed en nauwkeurig uit te voeren. Speciaal hiervoor is veel salarisadministratie software ontwikkeld. Zie je tussen alle aanbieders en opties door de bomen het bos niet meer? Wij helpen je op weg met een aantal eisen waar de salarisadministratie software ten minste aan zou moeten voldoen.
1. Processen automatiseren
Het belangrijkste doel van salarisadministratie software is dat het je tijd en moeite moet besparen. Essentieel hiervoor is dat de software geschikt moet zijn om bepaalde processen binnen jouw verwerking te kunnen automatiseren. Zo kun je veel handmatige handelingen voorkomen en werk je bovendien minder foutgevoelig. Denk aan personeelsgegevens op de juiste plekken aanpassen, elke maand het betalen van de lonen en het automatisch uitdraaien en opsturen van een loonstrook, salarisberekeningen maken en nog veel meer.
2. Koppelingen mogelijk met huidige systemen
Waarschijnlijk werk je momenteel ook al met bepaalde systemen of software. Denk bijvoorbeeld aan software rondom jouw personeelsplanning, urenregistraties of financiële pakketten waar je de salarissen mee uitbetaald. Je nieuwe salarissoftware moet natuurlijk wel gekoppeld kunnen worden met deze specifieke systemen, anders moet je alsnog handmatige handelingen doen iedere maand. Check dus of de software partij waar je mee in zee wilt gaan deze koppeling aanbiedt of anders voor jou op maat kan realiseren. De meeste software bedrijven zullen al bekend zijn met alle mogelijke systemen en kunnen je vast verder helpen.
3. Functies voor managers en werknemers
Naarmate je bedrijf verder zal groeien, groeit ook je werknemersbestand en daarmee de taken die salarissoftware zal moeten uitvoeren. Je bent klaar voor de toekomst als je kiest voor salaris software met self-service opties voor medewerkers en managers. Denk aan het aanpassen van adresgegevens door de medewerker zelf en het goedkeuren van verlofaanvragen door managers. Zo bespaar je je HR-afdeling ook een hoop onnodige taken voor hen.
4. Opties voor salarisadministratie uitbesteden
Sommige aanbieders van salaris software bieden je ook de mogelijkheid om je salarisadministratie uit te besteden. Hierbij neem je niet alleen de software af, maar laat je ook alle handmatige taken die wel vereist blijven door hen uitvoeren. Hiermee voorkom je fouten, weet je zeker dat alles op de juiste manier gebeurt en hoef jij nog niet te investeren in (een grotere) HR-afdeling. Bovendien houd je zelf meer tijd over voor de core business van je bedrijf. Heb je hier interesse in? Controleer dan altijd of het software bedrijf deze dienst ook aanbiedt, want zij willen waarschijnlijk enkel met hun eigen dienst werken.
Misschien heb je nu nog geen behoefte aan totale uitbesteding? Maar hoe zit dat in de toekomst? Verwacht je de komende jaren nog verder te groeien zodat dit wel aan de orde is? Dan is het ook verstandig om hier nu alvast naar te kijken. Zo voorkom je dat je binnen afzienbare periode toch weer moet overstappen omdat je nu wel handjes tekortkomt.
