Hoe organiseer je een succesvol zakelijk evenement?
Wil je na jaren eindelijk weer eens een zakelijk evenement organiseren? Dan komt hier veel bij kijken. Het zal een hoop regelwerk zijn, maar – als je het goed doet – zal het ook heel veel opleveren. Daarom is het belangrijk dat je weet waar je op moet letten bij het organiseren van een succesvol zakelijk evenement. In dit artikel helpen we je alvast op weg.
Het doel bepalen
Vele zullen bij het plannen van een evenement gelijk beginnen met het uitzoeken van de zaalverhuur aanbieder, catering, muziek, decoratie, etc. Alhoewel dit essentieel is voor het organiseren van een evenement, wordt de eerste stap hierdoor over het hoofd gezien.
Voordat de juiste voorbereidingen getroffen kunnen worden, is het eerst belangrijk om het doel te bepalen. Waarom wil je juist nu een zakelijk evenement organiseren? Wat is de achterliggende reden?
Wil je dit bijvoorbeeld doen omdat jullie gefuseerd zijn met een ander bedrijf en er daardoor heel wat nieuwe gezichten bij zullen komen? Dan kan een dergelijk evenement fijn zijn om medewerkers aan elkaar voor te stellen en extra aandacht te geven.
Natuurlijk zijn er ook genoeg andere redenen te verzinnen. Bijvoorbeeld om samen te vieren dat er een geheel nieuw product is gelanceerd of om gewoon even alle medewerkers in het zonnetje te zetten en te trakteren op een geweldig bedrijfsfeest.
Een bedrijfsfeest plannen doe je op de eerste plaats voor de gasten. De mensen die de spil vormen van jouw bedrijf. Zonder personeel, ook geen goedlopend bedrijf. Dan mag daar best wel eens iets tegenover staan. Dergelijke feesten zijn goed voor de onderlinge relaties en sfeer op de werkvloer. Dit leidt uiteindelijk tot hogere productiviteit en een hogere tevredenheid onder jouw medewerkers.
De juiste datum
Natuurlijk moeten de genodigden ook ruim van tevoren weten wanneer het evenement zal plaatsvinden. Maar wanneer ga je dit doen?
Het is belangrijk om hierbij de specifieke wensen van de doelgroep te onderzoeken. Het hangt heel erg van het feest af welke dag de beste keuze is. Wil je het op vrijdagavond of in het weekend vieren? Houd er dan rekening mee dat je het evenement ruim van tevoren bekend maakt. Daarnaast moet je de genodigden wel echt enthousiast maken. Niet iedereen heeft er zin in om op een vrije dag iets voor het werk te doen.
Wil je echt een groot bedrijfsfeest organiseren en hoop je op een goede opkomst? Stuur de uitnodigingen dan minimaal een half jaar van tevoren. Dan is de kans het grootst dat mensen hier rekening mee zullen houden.
Laat ruimte voor verrassingen
De mensen die je voor het evenement uitnodigt moeten uiteraard weten wat het doel van het evenement is. Waarom wordt dit georganiseerd? Wat kunnen ze ervan verwachten? Dit wekt de interesse en maakt dat ze sneller besluiten om wel of juist niet te komen.
Is het doel van het evenement om mensen dichter bij elkaar te brengen en wordt het vooral een leuk feest? Laat dan ook voldoende ruimte over voor verrassingen. Geef ze net genoeg informatie om ze geïnteresseerd te houden, maar besluit de uitnodiging ook met een kleine teaser. Zo maak je iedereen net wat nieuwsgieriger en bereid om te komen.
