Profiteren van de innovaties van cloud accounting
Boekhouden lijkt wellicht een stoffig, saai gebeuren dat al eeuwen lang stil staat, maar niets is minder waar. Toegegeven, de basis principes van boekhouden, debiteuren, crediteuren et cetera zal waarschijnlijk nooit veranderen. Er er zijn allerlei rand zaken die boekhouden vandaag de dag makkelijker, sneller en dus goedkoper maken. In dit artikel willen we een aantal van de meest nuttige verbeteringen toelichten. Met enkele voorbeelden om je bekend te maken omtrent de mogelijkheden van online boekhouden.
Praktijk voorbeelden verbeteringen online boekhouden
Bij administreren met Word en Excel komt een hoop handwerk kijken. Bijvoorbeeld wanneer je een nieuwe factuur uitschrijft, zal je weer moeten nagaan welk factuurnummer je nu mag gebruiken. Hierbij zal je de prijs moeten uitreken zonder BTW. Vervolgens moet je de de factuur uiteindelijk converteren naar een PDF bestand. In online boekhoudsystemen kun je doorgaans met 1 druk op de knop bekende klantengegevens koppelen aan een factuur. Het programma weet automatisch al wat het volgende factuurnummer zou moeten zijn. Geen noodzaak meer om in de weer te zijn met Word PDF conversie dit verzorgt het programma al voor je.
Een tweede voordeel is dat alles, de gehele administratie in de cloud staat, en dat je dus altijd een back-up hebt en bestanden niet verloren kunnen gaan. In het geval van een brand of een computer crash hoef je je dus nooit zorgen te maken dat de hele administratie verloren is gegaan. De back-ups worden in de meeste programma’s automatisch verzorgd zonder.
Ten derde, koppelingen. Zo zijn er online boekhoudprogramma’s bijv. met koppeling met bekende webwinkel platformen. Zo kunnen gegevens omtrent verkopen automatisch verwerkt worden door het programma zonder omkijken van jou. Tevens controleert het programma dankzij koppeling met internet bankieren van je bank of klanten rekening al hebben voldaan. Mocht dit niet het geval zijn dan kan het programma automatisch een herinnering sturen na pakweg 15 dagen, 30 dagen, wat je ook maar fijn vindt.
Ingebouwde foutcontroles
Erg nuttig zijn ook de ingebouwde foutcontroles. Boekhoudsoftware is vanaf de grond gemaakt en geprogrammeerd voor de Nederlandse belasting situatie. Dit in tegenstelling tot bijv. Microsoft Word en Excel, dit zijn louter algemene verwerking hulpmiddelen. Kortom, omdat de software dus op maat is gemaakt voor administratie zaken van MKB Nederland, zijn er automatische foutcontroles ingebouwd. Een foutje is immers zo gemaakt. En als je niet dubbel en drie dubbel checkt, en de aangifte verzonden hebt naar de Belastingdienst, dan heb je kans dat je gebeld wordt door de Belastingdienst, waar niemand natuurlijk op zit te wachten. Om deze kans tot een minimum terug te brengen is het zaak om dergelijk online boekhoud programma in te zetten.
